Gérer un call center n’est pas chose aisée. Si vous êtes une start-up ou un entrepreneur, vous en connaissez certainement les difficultés; comme par exemple avoir un budget limité ou une petite équipe.
Alors que les institutions bien établies peuvent choisir comment répartir leurs ressources, ce n’est pas tout à fait le cas des petites entreprises. D’abord, vous devez toujours faire en sorte que la moindre somme vous rapporte quelque chose. Ainsi, chaque investissement devrait vous rapprocher de l’objectif ultime : renforcer votre position sur le marché et accroître votre ROI.
Les études prouvent l’utilité des centres d’appels pour les petites entreprises, et voici comment!
Qu’est ce qu’un call center?
Dans un premier temps, vous devez comprendre le concept d’un centre d’appels. Un centre d’appels est un service qui traite toutes les communications avec les clients, allant des questions spécifiques aux demandes les plus générales.
Par exemple, vous pouvez utiliser le centre d’appels pour démarcher de nouveaux clients, les contacter et les informer des nouveautés de votre marque et de vos offres. A ces fins, vous pouvez utiliser un formulaire préétabli, relatant ce que vous faites et ce que vous offrez. Assurez-vous de communiquer la mission de votre entreprise afin de nouer des liens avec de potentiels clients.
Cependant, vous pouvez également utiliser le service de call center pour développer davantage votre communication avec les clients existants. Après tout, un client fidèle est beaucoup plus précieux qu’un nouvel utilisateur. Il serait donc préférable de trouver un moyen de répondre à leurs demandes et, surtout, de le faire rapidement.
Qui plus est, les centres d’appels peuvent varier dans la forme. Disons que vous sentez que votre entreprise a besoin de quelqu’un pour répondre aux appels téléphoniques uniquement, sans démarchage. Dans ce cas, vous pouvez obtenir les services d’un centre d’appels entrant (inbound call center).
Néanmoins, si vous avez besoin d’une personne pour appeler directement les clients et leur donner des informations sur les factures à payer, les prix, les promotions, etc., vous pouvez demander les services d’un centre d’appels sortants. Les centres d’appels sortants (outbound call center) peuvent également mener des sondages et attirer de nouveaux clients, mais nous reviendrons sur cela plus tard.
Maintenant que vous avez une idée générale de l’utilité d’un call center, voyons comment votre petite entreprise peut bénéficier des services d’un tel centre d’appel.
Pourquoi une petite structure aurait-elle besoin d’un call center?
Avoir quelqu’un à qui vendre est essentiel pour diriger et maintenir une entreprise. Comme nous l’avons vu, avoir un centre d’appels peut vous aider à attirer de nouveaux clients et les garder sur le long terme. Et c’est certainement la raison pour laquelle la plupart des entreprises utilisent un call center: pour les aider à maintenir la relation client.
Pour mieux comprendre, imaginez le scénario suivant. Imaginez que vous voulez commander un plat, mais vous ne pouvez pas joindre le restaurant ou le fast-food en question. Ou imaginez que la wifi ne fonctionne pas comme elle le devrait. Dans tous les cas, vous ne pouvez joindre personne qui pourrait répondre à votre question. Quel en est le résultat?
Le résultat c’est un client frustré, ce qui pourrait finalement conduire l’entreprise à perdre sa clientèle. La question est, cela devrait-il être la raison pour laquelle votre entreprise perd ses clients? Bien sûr que non!
Les call centers peuvent vous aider à éviter ce problème. Et ils peuvent faire tellement plus!
Les Call Centers Peuvent Améliorer Votre Service Clientèle
Une petite structure de call center peut gérer tous vos appels téléphoniques et répondre aux questions de vos clients. Les clients peuvent appeler à tout moment de la journée et recevoir une réponse.
Ainsi, vos clients ne se plaindront pas que personne ne réponde à leur appel ou qu’ils doivent attendre trop longtemps pendant que vous vous occupez d’un autre client en personne ou sur une autre ligne. Les clients vous contacteront et obtiendront toujours les réponses dont ils ont besoin.
En retour, un meilleur service clientèle peut aider votre entreprise à se démarquer et à être différente des autres. Les gens aimeront faire appel à votre entreprise parce qu’ils sauront qu’ils peuvent toujours vous joindre s’ils ont un problème et que vous êtes toujours disponible pour eux.
Tous ces avantages peuvent devenir les vôtres avec Ideta. Avec l’aide d’Ideta, vous pouvez obtenir un callbot automatisé qui peut répondre aux questions de vos clients. De plus, chaque fois que vous voulez parler à un client, vous pouvez répondre directement à l’appel et prendre la relève du callbot.
Un Call Center pour Gagner du Temps et de l’Argent
Avec l’aide d’un call center intégré à votre entreprise, vous vous concentrerez sur la qualités de vos produits et services. Il ne sera pas nécessaire d’embaucher des employés supplémentaires qui ne feraient que répondre au téléphone; ou encore d’acheter plusieurs téléphones et numéros de téléphones de sorte que vos clients puissent joindre un autre numéro si le premier n’est pas disponible.
Au lieu de cela, vous ne paierez que pour le service du centre d’appels et rien de plus. Qui plus est, vous n’aurez pas besoin d’embaucher d’autres personnes dont les emplois seraient liés directement aux demandes des clients, sauf peut-être un caissier ou deux. Le centre d’appels s’occupera du reste.
Le callbot d’Ideta peut vous offrir tout cela. Le logiciel d’Ideta est puissant et sécurisé. Vous n’auriez pas à vous inquiéter si quelqu’un cherchait à divulguer les informations de votre entreprise.
Un Centre d’Appels pour Petites Structures Peut Prendre des Commandes
Vous n’aurez pas besoin d’employer quelqu’un qui serait juste en charge de prendre les commandes de vos clients. Les call centers peuvent le faire pour vous. En outre, vous n’aurez pas non plus besoin de passer votre temps à prendre les commandes, les écrire, et de les placer sur votre ordinateur. Le callbot d’Ideta peut faire tout cela pour vous. Ces robots peuvent prendre des commandes et les mettre directement dans le système informatique de votre entreprise.
Le Call Centers Peut Attirer de Nouveaux Clients
Ce que les centres d’appels peuvent aussi faire, c’est de collecter des données sur les clients cibles de votre entreprise et de promouvoir vos produits et services auprès d’eux. Si vous vendez des vêtements de sport, ils peuvent appeler des salles de sport et des gymnases afin de promouvoir vos produits. Ou peut-être que vous fournissez des services marketing et qu’ils peuvent ainsi joindre d’autres entreprises et leur offrir vos services.
Le callbot d’Ideta est fait pour servir chaque type d’entreprise. Peu importe quels produits et services votre compagnie peut fournir. Le callbot d’Ideta s’adaptera à vos besoins spécifiques et visera à les satisfaire avec efficacité.
Call Centers Peuvent Mener des Sondages
Chaque entreprise a besoin de feedbacks. Lorsque vous savez ce que le client aime et ce qu’il n’aime pas, vous pouvez l’utiliser à votre avantage et améliorer vos produits et services.
Par exemple, le callbot d’Ideta peut faire des sondages pour vous et recueillir des commentaires clients sur tous les sujets dont vous avez besoin.
Les callbots permettront à la personne ou aux personnes qui recueilleraient habituellement les commentaires des clients de se concentrer davantage sur d’autres tâches générant plus de profit.
Ou alors, si vous employez des gens dont le seul but est de recueillir des données auprès de clients, vous n’aurez plus besoin d’allouer ces ressources dans leurs salaires, ce qui signifie que vous allez réduire les coûts et utiliser cet argent plus efficacement dans d’autres domaines.
Les Call Centers Sont Flexibles
Si vous travaillez dans un environnement bilingue ou multilingue et que vous avez besoin de vous adapter, la mise en place d’un callbot vous sera d’une grande aide. Vous pouvez configurer votre call center en fonction des besoins de vos clients en demandant les langues que vous voulez.
Le callbot d’Ideta peut répondre à ce besoin. Son callbot est avancé, et il peut être configuré dans autant de langues que vous le souhaitez.
Ainsi, lorsqu’un client qui appelle, ne comprend ni ne parle le français, vous serez prêt, et ce client se sentira considéré dès le début.
Un service comme celui-ci pourrait être tout ce dont votre entreprise a besoin pour se démarquer de la compétition. Les clients seront toujours traités avec attention et soutien, de manière amicale et aimable qui plus est.
Les centres d’appels peuvent être personnalisés. Si vous voulez pousser les ventes d’un produit et d’un service spécifique ou promouvoir vos best-sellers, vous pouvez le demander au centre d’appels, et il s’en chargera. Vous pouvez aussi répondre à des questions précises et vous assurer que vos clients les recevront quand ils en auront besoin.
Avec Ideta, vous pouvez façonner votre bot d’appel comme vous le souhaitez. Vous pouvez changer les couleurs, les polices, les logos, le type d’interaction et le temps de réponse. Et si en cours de chemin, vous voulez faire un tout nouveau callbot, Ideta a pensé à tout! Vous pouvez changer ce que vous voulez sur votre callbot quand vous le voulez.
Les Call Centers Aide Votre Marketing
L’un des facteurs essentiel qui impacte considérablement le succès d’une entreprise est la façon dont elle positionne ses produits et ses services et la façon dont elle les communique à ses clients.
En substance, un bon marketing, ou plutôt le marketing en général, peut booster ou casser n’importe quelle entreprise.
L’un des coûts les plus élevés d’une entreprise concerne les publicités, les placements de produits et le marketing en général. Chaque entreprise tente d’obtenir un avantage concurrentiel.
La façon la plus courante d’obtenir un avantage concurrentiel est par un marketing de qualité. Alors, où les call centers se placent-ils? Avec l’aide de centres d’appels, les entreprises, et en particulier les petites entreprises, peuvent stimuler leur marketing et leur présence sans payer de frais exorbitant.
Voici quelques exemples d’utilisation d’un call center qui pourraient vous aider vous et votre entreprise pour:
- Définir votre marché cible
- Choisir une meilleure stratégie marketing
- Mieux comprendre les besoins des clients
- Déterminer les outils les plus efficaces pour le marketing de votre entreprise
- Réduire les coûts marketing
- Mesurer la demande de vos produits et services
Une autre chose qui peut stimuler votre marketing est votre présence sur les réseaux sociaux. Avec le callbot d’Ideta, le bot de votre entreprise peut être présent partout, tout en ayant tous les avantages mentionnés ci-dessus. Le chatbot d’Ideta peut être utilisé sur des plateformes comme Teams, Zoom et bien d’autres encore.
Comme nous l’avons expliqué, les centres d’appels peuvent améliorer considérablement le fonctionnement et la réussite de votre entreprise. Donc, la seule question qui reste à ce stade est, quel type de call center est le mieux adapté à votre entreprise? Fondamentalement, quelle est la différence entre une équipe interne et un service externalisé?
Pourquoi Devriez-vous Externaliser un Centre d’Appel pour votre PME?
En tant que petite entreprise, vous vous concentrez sur la croissance et la satisfaction des demandes des clients. Avoir votre propre call center en interne représente un coût plus élevé. Il y a plus de dépenses, comme l’achat de plusieurs téléphones, de numéros de téléphone et l’embauche de plusieurs personnes pour répondre aux appels.
Cependant, tous ces coûts n’incluent pas la partie la plus importante. Les entreprises de call centers ont un logiciel spécial qui est parfaitement adapté à ce genre de service. Ils ont aussi les infrastructures et les équipements nécessaires.
Par conséquent, cela revient beaucoup moins cher et est beaucoup plus efficace d’externaliser. En d’autres termes, si vous obtenez ce service d’une entreprise qui fournit déjà ce service, vous serez en mesure de vous concentrer sur votre cœur de métier et sur votre croissance.
Prenons pour exemple la société Ideta. Le callbot d’Ideta sera disponible pour vous à une offre premium. Vous pouvez avoir autant de callbots que vous voulez, vous pouvez les modifier, et les personnaliser sur la base d’ un seul prix. En outre, votre présence sur les réseaux sociaux est assortie à ce prix, et vous serez présent partout.
Les Clients: la Priorité Absolue du Call Center
La plupart des entreprises ont un site Web où les gens peuvent trouver une page avec des FAQ. Mais est-ce que cela couvre tous les cas de figure? Que se passe-t-il si un client a une question de suivi? Avoir une foire aux questions est une bonne chose, mais est-ce suffisant?
Si vous voulez fidéliser vos clients et en obtenir de nouveaux, la section FAQ ne fera pas l’affaire – la plupart des gens aiment l’interaction, et tous les gens aiment une interaction amicale et aimable.
Avec le callbot d’Ideta, c’est exactement ce que peut obtenir votre entreprise. Vos clients actuels et potentiels se sentiront les bienvenus et libres de demander ce qu’ils veulent sans se sentir jugés et sans avoir peur d’être mal reçus.
